Start niet met de shortlist
Wanneer een selectie begint met bekende productnamen, worden eisen vaak onbewust aangepast aan wat die tools aanbieden. Beter is eerst vast te leggen welke processen, gebruikersgroepen, integraties, rapportages en beheervereisten echt nodig zijn.
Scheid must-haves van voorkeuren
Een lange eisenlijst maakt leveranciers moeilijk vergelijkbaar. Deel eisen op in noodzakelijke voorwaarden, onderscheidende criteria en wensen. Gebruik praktijkscenario’s om te testen hoe een oplossing in het dagelijkse proces werkt.
Beoordeel beheerbaarheid
Een tool die veel kan maar alleen met specialistisch maatwerk beheersbaar is, kan op termijn duur worden. Kijk daarom naar configuratie, releases, rollen, rapportages, integraties en de beschikbaarheid van kennis.
Bereken totale kosten
Naast licenties spelen implementatie, consultancy, integraties, migratie, training, beheer, wijzigingen en eventuele exitkosten mee. Een transparante TCO voorkomt dat een lage instapprijs de keuze domineert.
Gebruik een controleerbaar besluitmodel
Leg criteria, weging, demoresultaten en risico’s vast. Daarmee blijft voor directie en projectteam zichtbaar waarom een oplossing is gekozen en welke aandachtspunten tijdens implementatie moeten worden bewaakt.
Bespreek uw situatie
Pellaton helpt organisaties met onafhankelijke IT-regie, projectmanagement en leverancierssturing.